1、采购入库、采购验收、采购修正、入库批次

说明：通过日常采购订单/备货订单所获取的需要入库的数据，准确做好相应的出入库数据方可保证库存数据的准确性。

1、规范要求：

（1）供应商送货数据录入按T+1制，即次日24:00前将数据录入SAAS系统并完成审核;

（2）供应商对账按T+3+3制，即每月前3个工作日内与供应商对账确认上月采购金额，对账完毕后3个工作日内收取进项发票;

2、采购入库：

后台操作路径：仓储管理-->入库管理-->采购入库

• 调采购订单进行采购入库，系统不支持无订单验收；
• 集团要求逐步杜绝无订单入库，无订单的供应商商品，需增加备货订单后再入库；
• 但系统对于已有订单的供应商增加个别无订单的商品暂时没有控制；

• 场景描述：

• ①A供应商有订单，B供应商无订单，A 供应商可以入库，B 供应商不能入库，需要增加备货订单后再入库；
• ②A 供应商订单有白菜，但没有土豆，白菜直接修改入库收货数量，而土豆则要在同一采购订单上添加商品记录后，再填写入库收货数量；

3、采购验收：

 注意事项：

• 采购入库涉及商品库存是否准确，采购验收对接供应商结算；
• 采购验收一定要审核，审核之后才有成本，才能参与供应商应付结算；
• 采购入库数据修改后会自动流转到采购验收，但采购验收单修改的数据不会返向影响采购入库，只会影响供应商结算数据；
• 采购验收数据是给供应商结算的依据，数量和金额一定要仔细核对之后再审核；
• 采购验收单据审核之后不可以反审核，若是需要修改数据新建采购修正单。

4、采购修正

如采购验收审核后，发现录入的数据有单价/数量/采购单位等信息有误，可通过采购修正单修正相应数据。

1、流程示意图

2、单据流转要求：

（1）分公司财务/应付会计/核单员核对单据发现入库数量、采购定价有误的，须将单据退回给相关人员。以“谁发生的差错，谁编制修正单”为制单原则，严禁财务人员直接在 SaaS 系统编制采购修正单。

（2）相关人员编制采购修正单后，打印出纸质单据给部门负责人、分总签批，财务凭签批完的纸质单据审核采购修正单（后期会整合到 OA 做电子审批流）；

（3）供应商：

1）供应商送货到公司，仓库验收入库后，只提供登记验收数量的纸质采购预验收单的： SaaS系统的“采购验收单、采购修正单”可以不打印出来给供应商，供应商仍然凭纸质采购预验收单到财务结算。

2）供应商送货到公司，仓库验收入库后，立即划价，打印出正式“采购验收单”给供应商的，应该打印“采购修正单”并交给供应商签字确认。供应商凭“采购验收单、采购修正单” 到财务结算。

3、采购修正单操作步骤：

（1）查看原始采购验收单：仓储-->采购入库-->采购验收

（2）新建采购修正单：仓储-->采购入库-->采购修正，点击“新建”

按条件查询出需要修正的采购验收单，双击验收单

（3）修正验收单：选择对应修正类型-->修正数量或单价或采购单位-->点击“保存”

（4）审核采购修正单：审核后修正数据会同步到采购验收单详情里。

4、注意事项：

• 修正单打印时，只打印修改的记录（未修改的不打印）；
• 审核的修正单数据会同步到验收单上，打印时会打印出修正过的验收单；
• 验收单可以多次修正（每次以上次修正的验收单为基础），修改次数不限，“修正后记账金额”显示的是最后一次修改后的金额，每个修正单会显示在“关联单据”栏上；
• 采购修正单审核后自动生成 NC总账凭证；
• 财务每月统计“采购修正单”数量，并根据制单人、修正原因汇总后通报处理，对反复出现差错的原因和操作人员要重点跟进。
• 采购修正单的制单人和审核人需要分开，不允许为同一人；

5、入库批次

（1）采购入库时一个商品可能存在多个生产日期同时入库，系统默认生成一条入库批次（一条库存批次对应一个生产日期）；

• 需求背景：随集团发展需要，从报表取加权平均的单价已不能满足集团财务需求，现阶段集团财务要求仓库出货的每一笔库存都需要提供成本来源，因此急需在仓储模块新增库存批次管理相关内容。

• 现阶段已经陆续有分公司提出货品要进行生产日期保质期的管理，避免因过期/临期商品带来的客户投诉等问题，没有批次管理/先进先出相关逻辑也会影响分公司对商品保质期的管理

（2）如果入库时想根据商品的生产日期分批入库，可在生产日期内点击添加批次，手动维护每条批次的数量以及生产日期（功能新增：操作右边-生产日期，可添加多个批次，一个批次对应一个生产日期，可编辑收货数量，生产日期、删除单个批次）；