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1.采购入库、验收、修正（后台），外部加工入库

说明：通过日常采购订单/备货订单/外部成品加工入库所获取的需要入库的数据，准确做好相应的出入库数据方可保证库存数据的准确性。

1、规范要求：

（1）供应商送货数据录入按T+1制，即次日24:00前将数据录入SAAS系统并完成审核;

（2）供应商对账按T+3+3制，即每月前3个工作日内与供应商对账确认上月采购金额，对账完毕后3个工作日内收取进项发票;

2、采购入库：

后台操作路径：仓储管理-->入库管理-->采购入库

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  • 调采购订单进行采购入库，系统不支持无订单验收；
  • 集团要求逐步杜绝无订单入库，无订单的供应商商品，需增加备货订单后再入库；

  • 场景描述：

  • ①A供应商有订单，B供应商无订单，A 供应商可以入库，B 供应商不能入库，需要增加备货订单后再入库；
  • ②A 供应商订单有白菜，但没有土豆，白菜直接修改入库收货数量，而土豆则要在同一采购订单上添加商品记录后，再填写入库收货数量；

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3、采购验收：

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 注意事项：
  • 采购入库涉及商品库存是否准确，采购验收对接供应商结算；
  • 采购验收一定要审核，审核之后才有成本，才能参与供应商应付结算；
  • 采购入库数据修改后会自动流转到采购验收，但采购验收单修改的数据不会返向影响采购入库，只会影响供应商结算数据；
  • 采购验收数据是给供应商结算的依据，数量和金额一定要仔细核对之后再审核；
  • 采购验收单据审核之后不可以反审核，若是需要修改数据新建采购修正单。

4、采购修正

如采购验收审核后，发现录入的数据有单价/数量/采购单位等信息有误，可通过采购修正单修正相应数据。

1、流程示意图

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2、单据流转要求：

（1）分公司财务/应付会计/核单员核对单据发现入库数量、采购定价有误的，须将单据退回给相关人员。以“谁发生的差错，谁编制修正单”为制单原则，严禁财务人员直接在 SaaS 系统编制采购修正单。

（2）相关人员编制采购修正单后，打印出纸质单据给部门负责人、分总签批，财务凭签批完的纸质单据审核采购修正单（后期会整合到 OA 做电子审批流）；

（3）供应商：

1）供应商送货到公司，仓库验收入库后，只提供登记验收数量的纸质采购预验收单的： SaaS系统的“采购验收单、采购修正单”可以不打印出来给供应商，供应商仍然凭纸质采购预验收单到财务结算。

2）供应商送货到公司，仓库验收入库后，立即划价，打印出正式“采购验收单”给供应商的，应该打印“采购修正单”并交给供应商签字确认。供应商凭“采购验收单、采购修正单” 到财务结算。

3、采购修正单操作步骤：

（1）查看原始采购验收单：仓储-->采购入库-->采购验收

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（2）新建采购修正单：仓储-->采购入库-->采购修正，点击“新建”

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按条件查询出需要修正的采购验收单，双击验收单

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（3）修正验收单：选择对应修正类型-->修正数量或单价或采购单位-->点击“保存”

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（4）审核采购修正单：审核后修正数据会同步到采购验收单详情里。

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4、注意事项：

  • 修正单打印时，只打印修改的记录（未修改的不打印）；
  • 审核的修正单数据会同步到验收单上，打印时会打印出修正过的验收单；
  • 验收单可以多次修正（每次以上次修正的验收单为基础），修改次数不限，“修正后记账金额”显示的是最后一次修改后的金额，每个修正单会显示在“关联单据”栏上；
  • 采购修正单审核后自动生成 NC总账凭证；
  • 财务每月统计“采购修正单”数量，并根据制单人、修正原因汇总后通报处理，对反复出现差错的原因和操作人员要重点跟进。
  • 采购修正单的制单人和审核人需要分开，不允许为同一人；

5、外部加工入库

为了方便集团统一管理，分公司通过“外部系统”对商品进行加工转换后，由集团 SAAS 系统记录商品进销存数据等信息，现新增“外部加工入库”模块，提供给分公司录入加工后的成品信息，以便于财务、审计核对金额数据核查起到监管作用。（目前此功能仅针对“佛山锦鹏”分公司）

1、流程指引

  • 原材料采购入库时：原材料采购入库→SAAS系统加工领用出库（领用出库后库存为零）；
  • 原材料加工时：外部加工系统做原料入库（按照SAAS系统的加工领用出库单）→加工系统处理制造费用分配、半成品登记等

    →加工产出成品后在加工系统做出库；

  • 加工好的成品重新入库：SAAS系统做外部加工入库单（按“外部加工系统”出库的成品数量、金额）；
  • 加工好的成品出库：成品入库后用作正常的客户销售出库。

2、操作流程

（1）加工领用出库

①首先维护“加工领用”领用描述：

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（详见帮助中心→SAAS系统图文操作手册→仓库管理→出库管理→领用出库→领用描述）

②创建“加工领用出库单”：

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②创建完成后审核：

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③如有错误可进行修正：

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⑤“加工领用单”注意事项：

A.领用数不能大于库存数；

B.可以手动选择关联批次领用；

C.不关联批次直接点击审核，系统则按默认先进先出原则默认匹配库存批次；

（2）外部加工入库

①创建“外部加工入库单”并录入：

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②“外部加工入库”注意事项

A、加工日期：必填项，选择加工日期则默认所有商品关联批次内的生产日期为加工日期；

B、创建提交并审核后，该商品会新增商品库存以及库存流水；

C、支持删除、作废功能（未审核状态可以作废）；

 

 

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